Algemene voorwaarden

Goede afspraken maken goede herinneringen. Hieronder lees je hoe ik werk en wat we van elkaar mogen verwachten.

Versie van 27 oktober 2026

Artikel 1: Toepassing

1.1Deze voorwaarden gelden voor elke overeenkomst tussen jou en mij. Ik bezorg ze je samen met de offerte of de boekingsbevestiging, nog vóór je de aanbetaling doet. Je vindt ze altijd hier terug.
1.2Wanneer je de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of de aanbetaling betaalt, bevestig je dat je deze voorwaarden gelezen hebt en ermee akkoord gaat.
1.3Afwijkende afspraken gelden alleen als ik ze vooraf schriftelijk bevestig.
1.4Boek je als onderneming, dan gaan deze voorwaarden voor op je eigen algemene voorwaarden.

Artikel 2: Wie is wie

2.1‘Ik’ of ‘de fotograaf’: Bert Van Den Eeckhaut, eenmanszaak handelend onder de naam bertvde, Tolhuislaan 204, 9000 Gent, België. Ondernemingsnummer BE 0793.485.536. Ik val onder de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen en reken dus geen btw aan. E-mail: hello@bertvde.be. Rekeningnummer: BE61 6501 8961 4617.
2.2‘Je’ of ‘de klant’: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die mij een opdracht geeft.
2.3‘Consument’: een klant die boekt voor privédoeleinden, zoals een huwelijk of een portretshoot. ‘Onderneming’: een klant die boekt voor beroepsdoeleinden.
2.4‘Opdracht’: alles waarop onze overeenkomst betrekking heeft, zoals een fotoshoot, huwelijksreportage, fotoserie, albums, afdrukken of andere online of offline diensten en producten.
2.5‘Derden’: personen die jij inschakelt voor een onderdeel van de opdracht, zoals modellen, stylisten, visagisten of leveranciers.
2.6Voor een opdracht kan ik samenwerken met assistenten of een tweede fotograaf die ik zelf kies.

Artikel 3: Prijzen en offertes

3.1De prijzen voor mijn diensten vind je op www.bertvde.be, in mijn (online) brochure of in je offerte.
3.2Ik kan mijn prijzen altijd aanpassen. Nieuwe prijzen gelden alleen voor opdrachten die na de aanpassing geboekt worden.
3.3Een offerte is vrijblijvend tot je ze aanvaardt en ik de boeking bevestig, tenzij de offerte iets anders vermeldt.
3.4Alle prijzen zijn eindprijzen in euro. Bijkomende kosten, zoals verplaatsing, overnachting, maaltijden of albums, vermeld ik vooraf in de offerte.

Artikel 4: Overeenkomst en aanbetaling

4.1Onze overeenkomst komt tot stand wanneer je de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt en ik de boeking schriftelijk bevestig.
4.2Je datum ligt definitief vast zodra ik de aanbetaling van 25% van de totaalprijs ontvangen heb. Is de aanbetaling niet binnen 7 dagen na mijn bevestiging betaald, dan mag ik de datum opnieuw vrijgeven.
4.3Elke overeenkomst geldt voor de afgesproken datum of data.

Artikel 5: Kosten

5.1Ik kan een voorschot vragen op de kosten die in de offerte vermeld staan.
5.2Begint een huwelijk vóór 9.00 uur of eindigt het na middernacht, dan voorzie je bovenop de prijs een hotelovernachting voor mij in de buurt van de locatie. Ook dat vermeld ik in de offerte.

Artikel 6: Aantal foto's

6.1Je ontvangt je foto's via een online galerij, zoals Picflow, of via een downloadlink, zoals WeTransfer of Dropbox.
6.2Hoeveel foto's je ontvangt, hangt af van het soort opdracht en van hoe lang ik aanwezig ben. In de offerte vermeld ik een richtaantal. Dat is een indicatie en geen garantie: het uiteindelijke aantal hangt af van hoe de dag of de shoot verloopt.

Artikel 7: Kwaliteit en stijl

7.1Ik fotografeer volgens mijn eigen kwaliteitsnormen en bewerk de beelden in mijn eigen stijl, zoals je die kent uit mijn portfolio.
7.2Wat niet uitdrukkelijk in de opdracht staat, voer ik uit volgens mijn eigen technisch en creatief inzicht.

Artikel 8: Bestellingen

8.1Bij een bestelling geef je me juiste en volledige gegevens over wie de bestelling ontvangt.
8.2Vraag je om een bestelling aan iemand anders te factureren, dan blijf je samen met die persoon hoofdelijk verantwoordelijk voor de betaling.

Artikel 9: Betalingen

9.1Mijn facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij de factuur iets anders vermeldt.
9.2Ben je een consument en betaal je niet op tijd, dan stuur ik je eerst een kosteloze herinnering. Betaal je daarna niet binnen 14 kalenderdagen, te rekenen vanaf de derde werkdag na verzending van een herinnering op papier of vanaf de werkdag na verzending per e-mail, dan ben je van rechtswege verschuldigd: verwijlinterest tegen de rentevoet van artikel 5 van de wet van 2 augustus 2002, en een forfaitaire schadevergoeding van €20 voor bedragen tot €150, €30 plus 10% op het deel tussen €150,01 en €500, of €65 plus 5% op het deel boven €500, met een maximum van €2.000.
9.3Boek je als onderneming en betaal je niet op de vervaldag, dan ben je van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest van 1% per maand verschuldigd, of de hogere rentevoet uit de wet van 2 augustus 2002, plus een forfaitaire vergoeding van €40. Hogere invorderingskosten kan ik bijkomend vorderen.
9.4Moet ik jou als consument een bedrag terugbetalen en doe ik dat niet op tijd, dan ben ik onder dezelfde voorwaarden dezelfde interest en vergoeding verschuldigd.

Artikel 10: Levering

10.1Ik lever je foto's binnen 8 weken na een fotoshoot en binnen 1–2 maanden na een huwelijk, tenzij we iets anders afspreken.
10.2Afdrukken, albums en andere fysieke producten lever ik op een plaats en datum die we vooraf schriftelijk afspreken. Spreken we niets af, dan kan je ze afhalen op mijn adres in Gent.

Artikel 11: Maaltijden

11.1Duurt een opdracht vijf uur of langer, dan voorzie je een warme of verse maaltijd voor mij.

Artikel 12: Aansprakelijkheid

12.1Ik voer elke opdracht uit met de zorg van een professioneel fotograaf. Een bepaald artistiek resultaat, aantal of soort beelden garandeer ik niet, tenzij we dat uitdrukkelijk afspreken.
12.2Correcties die je schriftelijk doorgeeft, voer ik uit. Voor spel-, taal- of grammaticafouten die je niet hebt aangeduid, ben ik niet aansprakelijk. Zodra een album of drukwerk naar de drukker vertrokken is, kan je geen correcties meer vragen.
12.3Kleurverschillen door het licht, de kleurtemperatuur of de samenstelling van wat ik fotografeer, horen bij fotografie en zijn geen gebrek.
12.4Ik ben niet aansprakelijk voor kleurafwijkingen op niet-gekalibreerde schermen of op afdrukken die niet door mij geleverd zijn.
12.5Wijs je een shoot af omdat je briefing, concept of strategie gewijzigd is, of omdat een product dat je aanleverde gebrekkig was, dan blijven het volledige honorarium en alle kosten verschuldigd. Dat geldt ook voor een nieuwe shoot die daardoor nodig is.
12.6Wijzigingen die je alleen mondeling doorgeeft, voer ik uit op jouw risico. Geef ze dus liefst schriftelijk door.
12.7Ik ben aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van mijn eigen fout. Voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste kansen of reputatieschade, ben ik niet aansprakelijk.
12.8Mijn totale aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag van de betrokken opdracht. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet, grove fout of lichamelijk letsel dat ik veroorzaak.
12.9Ik ben niet aansprakelijk voor lichamelijke of materiële schade die jij of anderen tijdens de fotoshoot oplopen, bijvoorbeeld door vallen of uitglijden, tenzij die schade het gevolg is van mijn fout.
12.10Ik ga zorgvuldig om met kleding, collectiestukken, accessoires en andere spullen die je me toevertrouwt. Behalve bij opzet of grove fout ben ik niet aansprakelijk voor verlies of schade, vóór, tijdens of na de shoot. Hebben die spullen een hoge waarde, dan kan ik ze laten verzekeren en de kosten aan je doorrekenen.
12.11Staan er werken, merken, ontwerpen of personen van anderen op de beelden, dan zorg jij voor de toestemming van de rechthebbenden die nodig is voor het gebruik dat je ervan maakt, en betaal jij de kosten daarvan. Die kosten zitten niet in mijn prijs. Word ik daarover aangesproken door een rechthebbende, dan vrijwaar je mij.
12.12Ik ben alleen verantwoordelijk voor mijn eigen werk. Voor het gedrag, de stiptheid of de prestaties van modellen, acteurs, medewerkers of andere derden ben ik niet aansprakelijk, ook niet als ik hen in jouw naam gecontacteerd heb.
12.13Ik ben niet verantwoordelijk voor vertraging of annulering van een shoot doordat jij of jouw leveranciers een product of accessoire te laat aanleveren, of door hun stiptheid of gedrag.
12.14Ik ben niet aansprakelijk voor fouten van externe partijen die ik zorgvuldig gekozen heb, zoals drukkerijen, labo's of transporteurs. Albums en afdrukken die ik aan consumenten verkoop, vallen wel onder de wettelijke garantie van twee jaar. Is zo'n product gebrekkig, dan laat ik het kosteloos herstellen of vervangen.

Artikel 13: Annulering en uitstel

13.1Kan je de overeenkomst nog herroepen (zie artikel 19), dan gelden tijdens die termijn de regels van dat artikel en niet de vergoedingen hieronder.
13.2Annuleer je een huwelijksreportage, dan behoud ik de aanbetaling. Die vergoedt het vastleggen van je datum, de aanvragen die ik daarvoor weiger en het voorbereidende werk. Annuleer je omdat ik zelf tekortschoot, dan betaal ik de aanbetaling terug.
13.3Bovenop de aanbetaling betaal je een annuleringsvergoeding op het resterende saldo, dat is de totaalprijs min de aanbetaling:

meer dan 6 maanden vóór de huwelijksdatum: geen bijkomende vergoeding;
tussen 6 en 3 maanden vóór de huwelijksdatum: 25% van het saldo;
tussen 3 maanden en 1 maand vóór de huwelijksdatum: 50% van het saldo;
minder dan 1 maand vóór de huwelijksdatum: 100% van het saldo.

13.4Wil je je huwelijk uitstellen, laat het me dan zo snel mogelijk schriftelijk weten. Ben ik vrij op de nieuwe datum en valt die binnen 18 maanden na de oorspronkelijke datum, dan schuiven alle betaalde bedragen, inclusief de aanbetaling, mee naar de nieuwe datum. Ben ik niet vrij, dan geldt het uitstel als een annulering op de dag dat je het me laat weten.
13.5Een fotoshoot kan je kosteloos annuleren of verplaatsen tot 7 dagen vóór de geplande datum. Annuleer je later of kom je niet opdagen, dan betaal je €250, of de volledige prijs van de fotoshoot als die lager is.
13.6Annuleer ik zelf, zonder dat er sprake is van overmacht, ziekte of een ongeval (zie artikel 14), dan betaal ik je binnen 14 dagen alle ontvangen bedragen terug, plus een vergoeding gelijk aan de aanbetaling.
13.7Bij seksueel grensoverschrijdend, agressief of ander ernstig ongepast gedrag van jou of je gasten tegenover mij of mijn assistenten, mag ik de opdracht onmiddellijk stopzetten. Je betaalt dan de volledige prijs, min de kosten die ik door de stopzetting bespaar.

Artikel 14: Overmacht en ziekte

14.1Overmacht is een gebeurtenis buiten mijn wil die ik redelijkerwijs niet kon voorzien of vermijden, en die de opdracht tijdelijk of definitief onmogelijk maakt. Denk aan oorlog, rellen, overstromingen, extreme weersomstandigheden, brand, stakingen, overheidsmaatregelen of onvoorzienbare ernstige verkeersverstoringen.
14.2Bij overmacht laat ik het je onmiddellijk weten en zoeken we eerst samen een nieuwe datum. Lukt dat niet, dan kunnen we de overeenkomst allebei kosteloos beëindigen. Je betaalt dan alleen voor het werk dat al geleverd is, en ik betaal terug wat je betaalde voor het deel dat niet werd uitgevoerd. Geen van ons beiden is een schadevergoeding verschuldigd.
14.3Kan ik een opdracht niet uitvoeren door ziekte of een ongeval, dan zoek ik zelf een gepaste vervanger in mijn persoonlijke netwerk van fotografen. Jij hoeft dus niet zelf op zoek te gaan. Ik stel je de vervanger voor, en die neemt de opdracht alleen over met jouw akkoord. Je sluit dan rechtstreeks een overeenkomst met die vervanger, en ik ben niet aansprakelijk voor diens werk.
14.4Vind ik geen gepaste vervanger, of ga je niet akkoord met de voorgestelde vervanger, dan kunnen we de overeenkomst allebei kosteloos beëindigen. Ik betaal je dan alle bedragen terug die je betaalde voor het deel dat niet werd uitgevoerd, zonder bijkomende schadevergoeding.

Artikel 15: Klachten en geschillen

15.1Ben je niet tevreden? Laat het me dan eerst gewoon weten via hello@bertvde.be. Meestal vinden we samen snel een oplossing.
15.2Klachten over de uitvoering of de geleverde foto's meld je schriftelijk, bij voorkeur per e-mail, binnen 14 dagen na de levering. Klachten over een factuur meld je binnen 14 dagen na ontvangst.
15.3Boek je als onderneming, dan geldt een factuur die je niet tijdig betwist als aanvaard, en is een laattijdige klacht niet meer ontvankelijk.
15.4Als consument behoud je altijd je wettelijke rechten. Je kan een geschil ook kosteloos voorleggen aan de Consumentenombudsdienst (www.consumentenombudsdienst.be).

Artikel 16: Auteursrecht en gebruik van de foto's

16.1Het auteursrecht op alle beelden die ik maak, blijft bij mij. Je kan er geen aanspraak op maken, niet in analoge en niet in digitale vorm.
16.2Noch jij, noch de personen op de foto's hebben exclusieve rechten op de beelden, mijn stijl of de bewerkingen die ik toepas.
16.3Je prijs omvat het recht om de beelden te gebruiken en te reproduceren voor privédoeleinden, binnen de wettelijke uitzonderingen van de artikelen XI.189 en XI.190 van het Wetboek van economisch recht. Dat recht is persoonlijk: je kan het niet overdragen zonder mijn schriftelijke toestemming.
16.4Ben je een particuliere klant, dan geldt je gebruiksrecht voor privédoeleinden zonder beperking in de tijd. Boek je als onderneming, dan dekt mijn prijs alleen de exploitatiewijze, vorm, doel, regio en duur die we uitdrukkelijk afspreken. Spreken we niets af over de duur, dan geldt het gebruiksrecht één jaar vanaf de levering. Zolang er geen schriftelijke afspraak is over deze punten, mag ik me verzetten tegen ander gebruik. Je bent ook verantwoordelijk voor hoe derden de beelden gebruiken die jij hen bezorgt.
16.5Gebruik je de foto's publiek, zoals in een publicatie, op een website, op sociale media of in drukwerk, vermeld dan ‘© bertvde.be’ of tag mij. Voor zuiver privégebruik hoeft dat niet.
16.6Je mag de foto's niet bewerken, filteren of op een andere manier wijzigen. Wil je toch een aanpassing, zoals een andere kleur of een uitsnede voor drukwerk, vraag het dan aan mij. Na afronding van de opdracht maak ik daarvoor een nieuwe offerte.
16.7De originele, onbewerkte bestanden blijven van mij en lever ik niet. Afdrukken, albums en dragers die ik je lever, worden jouw eigendom zodra ze volledig betaald zijn. Het auteursrecht blijft altijd bij mij.
16.8Gebruik je de foto's publiek zonder naamsvermelding, dan heb ik recht op een vergoeding van 100% van mijn gebruikelijke licentievergoeding. Bewijs ik een hogere schade, dan kan ik ook die vorderen.
16.9Je mag de foto's delen op sociale media en blogs. Bijsnijden mag alleen voor zover het platform dat vereist, en je tagt of vermeldt mij bij elke foto. Zakelijk of promotioneel gebruik, of gebruik op een professioneel platform, mag alleen met mijn schriftelijke toestemming of via een aparte overeenkomst.
16.10Ik vraag je om geen onjuiste of lasterlijke uitspraken over mij te doen. Een eerlijke review is uiteraard altijd welkom.

Artikel 17: Recht op afbeelding en promotie

17.1Bij de boeking laat je me weten of ik herkenbare beelden van jou mag gebruiken voor mijn portfolio en website, voor sociale media, en voor advertenties, publicaties en drukwerk. Zonder jouw toestemming gebruik ik geen herkenbare beelden van jou voor promotie.
17.2Je kan je toestemming altijd intrekken via hello@bertvde.be. Ik verwijder de beelden dan voor de toekomst, voor zover dat redelijkerwijs kan. Wat al gedrukt is, kan ik niet meer terughalen.
17.3Beelden van minderjarigen gebruik ik alleen voor promotie met toestemming van hun ouders. Andere herkenbare personen, zoals gasten, kunnen me altijd vragen om hun beeld te verwijderen.

Artikel 18: Bewaring van bestanden en privacy

18.1Ik bewaar je foto's minstens 100 dagen na de factuurdatum. Daarna mag ik ze verwijderen.
18.2Maak meteen na ontvangst een back-up, bijvoorbeeld op je computer en op een externe schijf of in de cloud. Vanaf de levering ben jij verantwoordelijk voor je bestanden. Heb ik ze nog, dan kost een nieuwe kopie €250 per set.
18.3Gaan bestanden verloren door overmacht, dan ben ik je geen vergoeding verschuldigd.
18.4Ik verwerk je persoonsgegevens, zoals je naam, je contactgegevens en de beelden zelf, alleen om de opdracht uit te voeren, te factureren en, met je toestemming, voor promotie. Ik bewaar ze niet langer dan nodig. Facturen en boekhouding bewaar ik zolang de wet dat vereist.
18.5Voor de levering en opslag werk ik met dienstverleners zoals Pixieset, Dropbox en WeTransfer. Zij verwerken je gegevens alleen in mijn opdracht.
18.6Je kan je gegevens altijd inkijken, laten verbeteren of laten wissen, en je kan bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Mail daarvoor naar hello@bertvde.be. Ben je niet tevreden over hoe ik met je gegevens omga, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Artikel 19: Herroepingsrecht

19.1Sluiten we de overeenkomst op afstand, bijvoorbeeld per e-mail of via het formulier op mijn website, dan kan je als consument binnen 14 dagen na het sluiten ervan afzien, zonder opgave van reden. Stuur me daarvoor een duidelijke verklaring of het modelformulier hieronder per e-mail naar hello@bertvde.be.
19.2Ik betaal je dan binnen 14 dagen alle ontvangen bedragen terug, met hetzelfde betaalmiddel dat je gebruikte.
19.3Vraag je uitdrukkelijk dat ik binnen die 14 dagen al begin, dan betaal je bij herroeping een bedrag in verhouding tot wat ik al gedaan heb. Is de opdracht na dat verzoek al volledig uitgevoerd, en heb je erkend dat je herroepingsrecht dan vervalt, dan kan je niet meer herroepen.
19.4Modelformulier voor herroeping:

Aan Bert Van Den Eeckhaut, Tolhuislaan 204, 9000 Gent, hello@bertvde.be:
Ik deel u hierbij mede dat ik onze overeenkomst betreffende de verrichting van de volgende dienst herroep: …
Besteld op: …
Naam: …
Adres: …
Handtekening (alleen bij een papieren versie): …
Datum: …

Artikel 20: Wijzigingen

20.1Ik kan deze voorwaarden aanpassen. Op een overeenkomst die al gesloten is, blijven de voorwaarden gelden die golden op het moment van mijn bevestiging.

Artikel 21: Taal en nietigheid

21.1Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands en het Engels. Bij verschil heeft de Nederlandse tekst voorrang.
21.2Is een bepaling nietig of niet afdwingbaar, dan blijven de andere bepalingen gewoon gelden.

Artikel 22: Toepasselijk recht en bevoegde rechter

22.1Op deze voorwaarden en onze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Woon je als consument in een ander land, dan behoud je de dwingende bescherming van het recht van dat land.
22.2Bij een geschil met een onderneming zijn uitsluitend de rechtbanken van Gent bevoegd.
22.3Bij een geschil met een consument is de rechter bevoegd die de wet aanwijst.